Bevor Sie den Kulanzantrag individualisieren und Ihren Bedingungen anpassen, drucken Sie diese Seite aus, und haken Sie die Punkte ab.
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Kulanzantrag Mustervorlage |
- Haben Sie Ihre korrekte Adresse eingefügt?
- Notieren Sie sich Ansprechpartner aus vorherigen Telefon- oder Schriftwechseln.
- Nennen Sie im Betreff Ihre Kundennummer und Referenznummern deutlich sichtbar.
- Geben Sie dem Hersteller mehrere Kontaktmöglichkeiten. Eine E-Mail Adresse sollte eine Selbstverständlichkeit darstellen, wenn möglich auch eine Telefonnummer
- Bleiben Sie freundlich, aber bestimmt.
- Drohungen oder Einschüchterungsversuche bewirken eher das Gegenteil.
- Teilen Sie die vollständigen Gerätedaten mit, lesen Sie Seriennummern nur vom Gerät - nicht vom Kaufbeleg oder der Verpackung ab.
- Nennen Sie alle Daten, (wann der Defekt auftrat, das Kaufdatum,...) und verweisen Sie auf möglicherweise vorhandenen Kontakt (Kundennummer, Ansprechpartner, Referenznummern).
- Zeigen Sie, dass Sie sich mit dem Produkt und dem Fehler beschäftigt haben.
- Belegen Sie, wenn möglich mit seriösen Quellen, dass der Fehler bei anderen baugleichen Geräten auftritt.
- Geben Sie dem Kulanzantrag eine persönliche Note. Wenn Sie weitere Produkte vom selben Hersteller haben, oder beruflich gleiche Produkte einsetzen geben Sie dazu einen Hinweis
- Der Sachbearbeiter sollte nach dem Antrag das Gefühl haben, dass Sie der Marke treu bleiben möchten. Fordern Sie nicht, sondern bitten Sie um wohlwollende Bearbeitung - Der Ton macht die Musik.
- Unterschreiben Sie den Kulanzantrag per Hand.
- Legen Sie auf jeden Fall die Rechnungskopie bei. Sollte kein Kaufbeleg vorhanden sein, bitten Sie den Händler um eine Zweitschrift. Auch Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnung, Kundennummern, oder Rechnungsnummern helfen dem Verkäufer um eine Zweitschrift ausstellen zu können.
- Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung, Sie möchten ernst genommen werden, verwechseln Sie nicht Garantie- mit Gewährleistung, schreiben Sie Reparatur nicht "Reperatur".
- Lesen Sie die Garantiebestimmungen auf der Webseite und / oder im Garantieheft des Herstellers nach.